Verfahrensdokumentation

Sehr geehrte Damen und Herren,

nahezu 22 Monate sind die vom BMF veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) alt. Sie gelten für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen, sind daher zwingend ratsam. Hierüber haben wir Sie in Vergangenheit bereits mehrfach durch unsere Informationsschreiben hingewiesen.

Wir möchten uns hier nun auf einen Punkt konzentrieren, der ebenfalls eine der Grundlagen der GoBD darstellt:

„die Verfahrensdokumentation“

Die GoBD fordern – wie bereits ebenfalls mehrfach hingewiesen – für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Während sich Betriebsprüfungen bisher überwiegend auf die Vorlage einer Daten-CD mit den digitalen Daten der Finanz- und Jahresabschlussbuchhaltung beschränkten, treten für Finanzbeamte die vorgelagerten Daten verstärkt in den Blickpunkt. Das sind etwa Warenwirtschaftssysteme, Einzelaufzeichnungen der elektronischen Kassen und der digitale Schriftwechsel mit den Lieferanten und Kunden. Damit die elektronischen Daten und ihre Zusammenhänge in kürzester Zeit durch einem fachkundigen Dritten fehlerfrei beurteilt werden können, bedarf es einer Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation ist der Oberbegriff für die Unterlagen, die Auskunft geben über die Entstehung, Verarbeitung und Archivierung der steuerrelevanten Daten im Unternehmen. Sie kann aus verschiedenen Einzeldokumenten bestehen. So gehören Bedienungsanleitungen, Änderungsprotokolle der eingesetzten EDV-Programme ebenso dazu wie Arbeitsanweisungen über die Bedienberechtigungen zur Kassenführung.

Ohne diese Verfahrensdokumentation (in Papierform) ist bei einer künftigen Betriebsprüfung Streit vorprogrammiert. Sollte keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden und stellt sich der Betriebsprüfer quer, nimmt er einfach eine Hinzuschätzung zum Umsatz und Gewinn vor. Dies kann zu erheblichen  Steuernachzahlungen (Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer) führen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird daher aus den v. g. Gründen dringend angeraten. Eine Musterverfahrensdokumentation kann als Download unter Musterverfahrensdokumentation-Belegablage als Vorlage heruntergeladen werden.

Für Rückfragen hierzu stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

GK-Günter Meyer & Partner GmbH
Steuerberatungsgesellschaft

Anlage: Musterverfahrensdokumentation

Meyer

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